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常用 Zoom, Teams 遙距協作平台難達到 Compliance? Data Archiving 全面擷取 80+ 平台數據確保合各國法規

新春過後,不知道大家最近上班,有沒有發現街上突然多了很多上班一族?不經不覺,原來我 們已習慣使用 Zoom、Cisco Webex 等協作工具在家工作了一年,只是現在才陸續返回辦公室 ,但無疑已顛覆整個工作模式。據 Forrester Research 的研究指出,有高達 48% 的受訪企業 高層預料 (資料來源 1),其公司即使在疫情過後,亦會安排部分全職員工繼續在家工作。


Work From Home 新常態已維持一年,成為全球的趨勢,一年間創造了無數檔案,而這海量的 數據更是散佈及儲存於不同的通訊及協作平台如 Microsoft Teams、Google Drive 之類。究竟 企業應如何收集這些零碎的數據進行歸檔 (Data Archiving) 呢?今次就向大家介紹企業在 WFH 協作新時代應如何進行 Data Archiving,以符合法規 (Compliance) 的要求。


跨國公司必需遵守瞬息萬變的 Compliance 法規


對於銀行、金融投資、保險、政府、醫療等擁有顧客大量敏感資料的行業,他們是必需符合政 府法規 (Compliance) 才能經營,因此 Compliance 是這類企業或機構 的 IT 及 Legal 法律部 門之中非常重要的一環。而 Data Archiving 數據歸檔,簡單來說就是將數據保存,可比喻公司 要將單據保存 7 年,一旦有甚麼事情都能提供證明給稅務局等執法部門。在上述行業而言, Data Archiving 的作用是確保顧客的敏感資料得以妥當保存,以符合公司內部規則與政府法 律 (Compliance),因此 Data Archiving 與 Compliance 密不可分割。外國有許多 Compliance 相關法例如 SEC、FINRA、MiFID II、Sarbanes-Oxley、IIROC、ESMA、ESA、GDPR、SESC、 FOIA 等,不少都規定企業要保存 5-7 年的數據,才可符合 Compliance。惟這些法規不但數量 多,還經常有條文更新。萬一捲入法規風波,更要耗資過百萬元打官司,甚至是賠償數以億元 的罰款。


很多香港公司都是跨國企業,擁有外國客戶;或是香港分公司作為 APAC 亞太區總部,具備法 律部門來負責其他東南亞國家 Sales Office 的法規事宜。要恆常更新系統來符合各國瞬息萬 變的 Compliance 要求,絕非容易,亦需耗資很多人力物力。就算不是從事金融、醫療等行業, 香港的《個人資料 (私隱) 條例》 (PDPO) 也經常有增補修訂,也應用至各行各業,所以任何企 業都必需遵守 Compliance 法規。接下來就會介紹企業應如何進行數據歸檔,以符合各國法規 ,避免招致損失。


Veritas Enterprise Vault — 最備受 Fortune Global 500 企業 信賴的 Data Archiving 方案


那麼企業應如何選擇全面又高效率的 Data Archiving 方案來達至 Compliance?Veritas Technologies 為領先全球的數據保護品牌,有超過 50,000 家企業選用。其中,Veritas 就為 Fortune Global 500 榜內高達 87% 的企業,將複雜數據變得更簡易管理,所以 Vertias旗下的 Enterprise Vault 就被 Gartner 評為市場最廣泛採用的 Data Archiving 方案 (資料來源 2)。 Veritas Enterprise Vault 幫助無數企業更有效率儲存、管理及搜尋過往的 Email、社交媒體、 通訊平台等所有電子檔案,在這方面已累積超過 20 年經驗,值得信賴。Veritas Enterprise Vault 可擷取超過 100 個內容來源進行數據歸檔,確保企業滴水不漏地將所有數據存檔,而所 有舊訊息和檔案都存放於同一個位置,方便存取,並透過刪除重覆數據 (Deduplication) 及壓 縮 (Compression) 來減少儲存空間。





Merge 1 全方位存檔超過 80 個協作平台


遙距工作已成新常態,企業長期依賴 Zoom、Cisco Webex、Microsoft Teams 之類的協作平 台。因此特定行業及政府的 Compliance 相關法例,如 GDPR、MiFID II、SEC 17-a4 等等,已 不再是要求企業只把電郵存檔那麼簡單,而是所有通訊 Apps 及協作平台的數據,均需做到 Compliance。有見及此,Veritas 就在 Enterprise Vault Data Archiving 方案推出 Merge1 功能 ,支援擷取超過 80 個常用的社交媒體、即時通訊軟件和 Apps、金融平台及雲端內容,以求滴 水不漏,擷取所有數據達至 Compliance:

協作平台

Cisco Webex、Microsoft Teams、SharePoint、Skype for Business、Slack、Zoom Meetings 等

金融平台 Bloomberg、UBS、Symphony 等

流動通訊 Apps SMS、WhatsApp 等

文檔協作

Amazon S3、Box、DropBox、Google Drive、Microsoft OneDrive 等


靈活部署 Veritas Enterprise Vault

Veritas 讓企業靈活選擇於公司本地伺服器 On Premise、雲端 Cloud 或 Hybrid 混合環境中, 部署 Enterprise Vault — 最備受跨國大企業信賴的 Data Archiving 方案。無論你選擇哪種部 署模式,Veritas 都能配合閣下公司的短期及長期數據管理策略。



資料來源

1. 源自 Forrester 的研究,基於 1606 名受訪者,受訪者均於新冠肺炎盛行時接受訪問,而且 其受聘公司曾因肺炎而推行遙距工作。

2. 源自 Gartner,Enterprise Archiving Market Share 研究,2020 年 4 月


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