訂閱Microsoft Office 365有何好處?為何企業應訂閱Microsoft 365方案?

Microsoft Office包含一系列專為提升生產 而設的全面解決方案,例如處理文書工作的「Word」、製作投影片簡報的「PowerPoint」,以至電子郵件及行事曆「Outlook」等。企業只要購買下載Microsoft Office應用程式,就可以存取所有應用程序,提高工作效率。在購買Microsoft Office時,企業有兩種方案可以選擇,分別是Microsoft 365(前身為Office 365)及Office 2021。到底兩者有何分別,各有甚麼優點?而企業應該訂閱Microsoft 365、還是直接購買Office 2021軟件?
甚麼是Microsoft 365?
Microsoft 365是Microsoft推出的訂閱服務,好處是企業每月只需支付較低的訂閱費用,或支付一筆過年費,即可使用Microsoft最新版本的應用程式。企業只要持續訂閱Microsoft 365的企業方案,便可獲得最新更新功能、額外的雲端儲存空間及免費的Microsoft技術支援服務。儘管Microsoft也提供企業版Office 2021服務,好處是可保證終身使用,毋須另行付費,卻缺乏上述的支援功能。
訂閱Microsoft office 365的3大好處
由於Microsoft 365有不少優點是Office 2021無法提供,因此現時大部份企業都傾向選擇訂閱Microsoft 365。以下將詳細解釋訂閱Mircosoft 365的3大好處。
1. 更大的雲端儲存空間
Microsoft 365為每位用戶提供高達1TB的雲端儲存空間,員工可以將大部份工作、資料儲存在由Microsoft提供、受嚴密資訊安全保護的雲端伺服器中,節省企業為電腦設備添置外置儲存硬碟的成本及網絡防護方案費用;而Office 2021則不提供任何雲端儲存空間,企業需要將所有檔案資料儲存在公司電腦及外置儲存硬碟。一旦儲存裝置出現故障或損毀,將令公司造成不可估算的損失。
2. 有助公司採用遙距/混合工作模式
每套Office 2021只有一組安裝Office的產品金鑰,而一組產品金鑰只能於1部電腦安裝Office應用程式。如為員工訂閱Microsoft 365,每位員工可在5個裝置上使用Microsoft Office的應用程式,除了公司電腦外,員工還可於另外4部電腦及行動裝置登入並使用Office應用程式,有利公司採取遙距或混合工作模式。針對居家辦公及遙距工作成為新常態,Microsoft 365企業方案既可確保企業有效溝通及運作,同時提高生產力,是個極有好處的選擇
3. 流暢的線上協作空間
憑藉Microsoft的雲端系統, Microsoft 365用戶可同時檢閱、修改同一檔案,打破時間地域限制,為團隊提供流暢、高效的線上協作空間,好處多多。如選用Office 2021,所有檢閱、修改文件的工作都只可在單一電腦進行,如需與同事或客戶共用檔案,則需要下載,再透過電郵等方式傳閱,費時失事,甚至增加失誤機會。
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