常用 Zoom, Teams 遙距協作平台難達到 Compliance? Data Archiving 全面擷取 80+ 平台數據確保合各國法規

新春過後，不知道大家最近上班，有沒有發現街上突然多了很多上班一族?不經不覺，原來我們已習慣使用 Zoom、Cisco Webex 等協作工具在家工作了一年，只是現在才陸續返回辦公室，但無疑已顛覆整個工作模式。據 Forrester Research 的研究指出，有高達 48% 的受訪企業高層預料 (資料來源 1)，其公司即使在疫情過後，亦會安排部分全職員工繼續在家工作。

Work From Home 新常態已維持一年，成為全球的趨勢，一年間創造了無數檔案，而這海量的數據更是散佈及儲存於不同的通訊及協作平台如 Microsoft Teams、Google Drive 之類。究竟企業應如何收集這些零碎的數據進行歸檔 (Data Archiving) 呢?今次就向大家介紹企業在 WFH 協作新時代應如何進行 Data Archiving，以符合法規 (Compliance) 的要求。

跨國公司必需遵守瞬息萬變的 Compliance 法規

對於銀行、金融投資、保險、政府、醫療等擁有顧客大量敏感資料的行業，他們是必需符合政府法規 (Compliance) 才能經營，因此 Compliance 是這類企業或機構的 IT 及 Legal 法律部門之中非常重要的一環。而 Data Archiving 數據歸檔，簡單來說就是將數據保存，可比喻公司要將單據保存 7 年，一旦有甚麼事情都能提供證明給稅務局等執法部門。在上述行業而言， Data Archiving 的作用是確保顧客的敏感資料得以妥當保存，以符合公司內部規則與政府法律 (Compliance)，因此 Data Archiving 與 Compliance 密不可分割。外國有許多 Compliance 相關法例如 SEC、FINRA、MiFID II、Sarbanes-Oxley、IIROC、ESMA、ESA、GDPR、SESC、 FOIA 等，不少都規定企業要保存 5-7 年的數據，才可符合 Compliance。惟這些法規不但數量多，還經常有條文更新。萬一捲入法規風波，更要耗資過百萬元打官司，甚至是賠償數以億元的罰款。

很多香港公司都是跨國企業，擁有外國客戶;或是香港分公司作為 APAC 亞太區總部，具備法律部門來負責其他東南亞國家 Sales Office 的法規事宜。要恆常更新系統來符合各國瞬息萬變的 Compliance 要求，絕非容易，亦需耗資很多人力物力。就算不是從事金融、醫療等行業，香港的《個人資料 (私隱) 條例》 (PDPO) 也經常有增補修訂，也應用至各行各業，所以任何企業都必需遵守 Compliance 法規。接下來就會介紹企業應如何進行數據歸檔，以符合各國法規，避免招致損失。

Veritas Enterprise Vault — 最備受 Fortune Global 500 企業信賴的 Data Archiving 方案

那麼企業應如何選擇全面又高效率的 Data Archiving 方案來達至 Compliance?Veritas Technologies 為領先全球的數據保護品牌，有超過 50,000 家企業選用。其中，Veritas 就為 Fortune Global 500 榜內高達 87% 的企業，將複雜數據變得更簡易管理，所以 Vertias旗下的 Enterprise Vault 就被 Gartner 評為市場最廣泛採用的 Data Archiving 方案 (資料來源 2)。 Veritas Enterprise Vault 幫助無數企業更有效率儲存、管理及搜尋過往的 Email、社交媒體、通訊平台等所有電子檔案，在這方面已累積超過 20 年經驗，值得信賴。Veritas Enterprise Vault 可擷取超過 100 個內容來源進行數據歸檔，確保企業滴水不漏地將所有數據存檔，而所有舊訊息和檔案都存放於同一個位置，方便存取，並透過刪除重覆數據 (Deduplication) 及壓縮 (Compression) 來減少儲存空間。

Merge 1 全方位存檔超過 80 個協作平台

遙距工作已成新常態，企業長期依賴 Zoom、Cisco Webex、Microsoft Teams 之類的協作平台。因此特定行業及政府的 Compliance 相關法例，如 GDPR、MiFID II、SEC 17-a4 等等，已不再是要求企業只把電郵存檔那麼簡單，而是所有通訊 Apps 及協作平台的數據，均需做到 Compliance。有見及此，Veritas 就在 Enterprise Vault Data Archiving 方案推出 Merge1 功能，支援擷取超過 80 個常用的社交媒體、即時通訊軟件和 Apps、金融平台及雲端內容，以求滴水不漏，擷取所有數據達至 Compliance:

協作平台

Cisco Webex、Microsoft Teams、SharePoint、Skype for Business、Slack、Zoom Meetings 等

金融平台 Bloomberg、UBS、Symphony 等

流動通訊 Apps SMS、WhatsApp 等

文檔協作

Amazon S3、Box、DropBox、Google Drive、Microsoft OneDrive 等

靈活部署 Veritas Enterprise Vault

Veritas 讓企業靈活選擇於公司本地伺服器 On Premise、雲端 Cloud 或 Hybrid 混合環境中，部署 Enterprise Vault — 最備受跨國大企業信賴的 Data Archiving 方案。無論你選擇哪種部署模式，Veritas 都能配合閣下公司的短期及長期數據管理策略。